Anti-Corruption Policy

Updated: October 2018

I. Introduction

The purpose of the Policy is to provide an educational resource regarding anti-corruption laws, including the United States Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and the Canadian Corruption of Foreign Public Officials Act (CFPOA), and to establish procedures to ensure that the Company conducts business in an ethical and legal manner when dealing with third parties, including government officials. The Policy applies to the Company and its affiliated companies, as well as those acting on behalf of the Company, including officers, directors, employees, shareholders, and agents.

ANTI-CORRUPTION LAWS ARE CONCERNED WITH IMPROPER PRACTICES SUCH AS BRIBERY, EXTORTION, AND KICK-BACKS. THESE PRACTICES ARE ILLEGAL AND ARE NOT TOLERATED BY THE COMPANY.

II. Scope and Application

Alterra Mtn Co conducts business THE RIGHT WAY.

Alterra Mountain Company and its subsidiaries (the “Company”) are committed to the highest business and professional standards. Our commitment is reflected in Company’s dedication to ethical, fair and honest business decisions and actions.

It is the responsibility of each Company team member, contractor, agent, officer, and director to understand and comply with the laws and regulations that apply to their job. By adhering to these national, state, provincial and local laws, we are acknowledging our responsibilities to manage our business activities with integrity as we pursue our goal. Anyone who requires guidance on the laws and regulations that apply to his/her position should contact Company’s Chief Legal Officer.

III. Policy

What is a “Bribe”?

A bribe is a promise or an offer (direct or indirect) of anything of value (including but not limited to money) to another person with the intention to influence decisions or to obtain a business advantage.

Example: An environmental condition develops within a ski resort. Hoping to avoid a fine or enforcement action by the governmental agency, ski resort personnel take agency officials to Las Vegas for the weekend, where they enjoy expensive meals, luxury accommodations and entertainment. As a result, the agency does not cite or fine the resort for the environmental condition.

This is a clear example of bribery. Resort personnel bribed agency officials with the trip to Las Vegas in exchange for not issuing a citation, seeking a fine or instituting an enforcement action. A bribe typically occurs between two people, both of whom receive a benefit from the transaction HOWEVER, the bribe does not need to be either accepted or successful to be considered a bribe. A mere offer of something of value for an improper purpose is enough to be a bribe and under the Company’s policy even this action prohibited.

THE COMPANY STRICTLY PROHIBITS ANY OF ITS TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS OR DIRECTORS FROM OFFERING OR ACCEPTING A BRIBE.

What is “Corruption”?

Corruption is the misuse of power, influence or authority for personal or business gain. Corruption can occur when the “person of power” is a government official who misuses their government office for their own personal benefit. It’s important to remember that both sides participating in the corrupt behavior are corrupt. Using the example above, the agency personnel and resort personnel were both acting in a corrupt manner.

Corruption can also occur in private positions of power or authority where the conduct of the “person of power” is unethical, unfair, or fraudulent.

Example: the CFO of a publicly-traded company colludes with the company’s external audit firm to record certain charitable contributions as expenses in the company’s financial statements.

Both the CFO and the external auditors are participating in corrupt behavior.

**THE COMPANY STRICTLY PROHIBITS ANY OF ITS TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS OR DIRECTORS FROM PARTICIPATING IN ANY FORM OF CORRUPT BEHAVIOR. **

What’s a Kick-back?

A kick-back is the return or payment of a sum of money (or other benefit) in exchange for certain desired action.

Example: A procurement team member at a resort destination awards all its business to a particular vendor in exchange for the vendor paying the team member cash on the side for directing the business to the vendor. The procurement team member is giving a benefit to the vendor – the award of the contracts – in exchange for a personal benefit – the payment of cash to the employee.

THE COMPANY’S TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS OR DIRECTORS ARE STRICTLY PROHIBITED FROM ACCEPTING OR PROVIDING ANY FORM OF KICK-BACK. ANY REQUEST FOR A KICKBACK BY A CURRENT OR POTENTIAL CUSTOMER OR CLIENT, OR THE REQUEST FOR OR RECEIPT OF A KICKBACK BY ANOTHER TEAM MEMBER, AGENT, CONTRACTOR, OFFICER OR DIRECTOR MUST BE IMMEDIATELY REPORTED TO THE COMPANY’S CHIEF LEGAL OFFICER

Who are Government Officials?

Laws prohibiting bribery and corruption typically define “government officials” very broadly to include any appointed, elected, or honorary official or any career employee of a government, of a government owned or controlled company, or of a public international organization. Organizations, including non-profits, for which a majority of the governing board is appointed by a government body are considered by the Company to be “government controlled” and therefore the organization’s governing board, directors, officers, representatives and staff are considered to be included in the definition of a “government official”. The definition encompasses officials in all branches and at all levels of government: federal, provincial, state or local. The definition also includes political parties, politicians, political candidates and other party officials. It also includes officials or employees of government agencies such as customs, immigration, environmental bodies, the police and the military. If you are not sure whether a particular person is a government official, please contact the Company’s Chief Legal Officer for further guidance.

Benefits to close relatives of government officials, such as spouses, children, parents or siblings, may be treated by enforcement authorities as benefits to a government official and, accordingly, may constitute violations of anti-bribery laws. Accordingly, the Company treats close relatives of government officials with whom the Company deals as government officials for the purposes of the Policy, unless determined otherwise by the Company s Chief Legal Officer. You must also consult with the Company’s Chief Legal Officer before entering into any contract or transaction with a close relative of a government official or a company owned or controlled by a close relative of a government official with whom the Company deals.

Example: The CEO of a large international hotel chain is attending a charity event in the capital city of a South East Asian country. Sitting at his table are the U.S. Ambassador, the Mayor of the capital, an army General, and an executive at the state-owned electric utility. The table is then visited by a mid-level manager at the ministry of immigration and the manager’s assistant. Which of these people might be considered a “government official” under anti-corruption laws?

All of the people mentioned other than the CEO qualify as “government officials” under anti-corruption laws, including the mid-level manager and his assistant. In addition, providing a benefit to a close relative of one of these people could be perceived by enforcement authorities as a benefit provided to the government official and therefore result in liability under anti-corruption laws.

ANTI-CORRUPTION LAWS DEFINE “GOVERNMENT OFFICIAL” VERY BROADLY, AND ALSO PROHIBIT BENEFITS GIVEN TO CLOSE RELATIVES OF GOVERNMENT OFFICIALS IN MANY INSTANCES.

Four Worst (and most Common) Areas of Corruption Corruption can occur in many different areas of business, but the following are the four most common ways corruption can take place.

i. Gifts, Entertainment, Hospitality

Under U.S. law, the Executive Branch of the Federal Government, the U.S. Senate and House of Representatives, the various states, and certain local jurisdictions each has a separate gift law restricting gifts that may be provided to its officials and employees. Similarly, Canadian law prohibits providing gifts to an employee or official of the federal or provincial government or a Crown corporation without written preapproval of the official or employee’s superior. “Gifts” are anything of value that personally benefits an individual, including, but not limited to, meals, entertainment, tickets to sporting or theatrical events, golf, travel, lodging, gift items, and payment for services or free or discounted services. “Gifts” do not include political contributions.

A gift should neither be given, nor accepted, if it places the team member or the Company in a conflict of interest in which it could be construed that the gift was given or received with the intention or effect of influencing a person’s decision to advance the business of Intrawest.

Except where prohibited by a government and third party’s gift policy and except in cases that create a conflict of interest, the Company allows de minimis (or minor) gifts to be given or received. For instance, a vendor who offers a reasonable meal or beverage, such as coffee, to a Company team member will not be engaging in corrupt behavior provided that it does not place the team member in a conflict of interest.

When either accepting or considering to offer a gift or item of entertainment or hospitality, team members, contractors, agents, officers and directors should ask themselves:

  • Is it reasonable?

  • Is it given in good faith?

  • Am I expecting something in return? Will the person receiving the gift think I am expecting something in return?

  • Am I acting in an open and transparent manner, or is there some element of secrecy?

  • Is the recipient authorized to receive the gift or item of entertainment under the recipient employer’s policies and procedures?

  • If someone found out about it, would it be embarrassing to me or to the Company?

Additionally, if a vendor was to provide gifts in excessive frequency and amount, such as vehicles, all-expenses-paid trips, and/or “wine-of-the-week” club memberships, these gifts are not reasonable and Company team members, contractors, agents, officers and directors are not permitted to accept these gifts under any circumstances. Conversely, team members, contractors, agents, officers and directors are not permitted to offer gifts, entertainment or hospitality of an excessive nature or with excessive frequency (i.e. seasonal complimentary room nights, free season passes or rounds of golf). Again, the policies and procedures that govern the recipient should be considered in the analysis.

When in doubt as to what is acceptable, one should contact the Company’s Chief Legal Officer for guidance.

ii. Facilitation Payments

The use of Facilitation Payments is strictly prohibited by the Company. A “Facilitation Payment”, sometimes called a “grease payment”, is an occasional payment of minimal value made solely to expedite or secure the performance of a routine government action such as the issuance of a permit, license or other document to qualify a person to do business or the processing of official documents, such as visas and work permits.

Example: A property developer is experiencing certain difficulties with the water and power supply to a newly completed residential development. He meets with managers from the local water and power utilities to learn more about the problem. They confirm that the development has paid all applicable fees charges and taxes, but explain that if he wants to guarantee that the development receives regular water and power services, he will have to pay them a little extra.

This is a request for a facilitation payment. Making this payment is not permitted by the Company and would contravene this Policy.

**IF YOU ARE APPROACHED FOR A FACILITATION PAYMENT, POLITELY DECLINE AND REPORT THE INCIDENT TO THE CHIEF LEGAL OFFICER. **

iii. Procurement Process

Team members, contractors, agents, officers and directors shall not exercise favoritism, nepotism or be influenced by bribes in the selection of third-party vendors. When selecting a supplier, the process should involve a “short-list” comprised of several different vendors or, if appropriate, it should go through a formal tender process 9or RFP) whereby the Company invites vendors to submit a proposal. Either way, the vendor selection process should be fair and based on what is the best business decision for the Company.

iv. Political and Charitable Contributions

Team members, contractors, agents, officers and directors are not permitted to make political or charitable contributions using Company funds. If an team member, contractor, agent, officer or director is instructed to make a political or charitable contribution during the course of his/her employment using Company funds, then he/she shall contact the Company’s Chief Legal Officer or should report this event to the Company’s Anonymous Employee Reporting Hotline at 1-866-869-9344 (U.S. and Canada) or www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Exigent Circumstances

Nothing in this Policy prohibits the making of payments in cash or in-kind to government officials or any other third party when life, safety, or health is at risk. Team members, contractors, agents, officers and directors are permitted to make a payment to avoid subjecting himself or herself to a health or safety risk. Protection of property is generally not an exigent circumstance. The making of such a payment in exigent circumstances should be reported to the Company’s Chief Legal Officer as soon as possible after the payment is made.

Internal Controls/Books & Records

Accurate recordkeeping is an essential part of the Company’s stance on anti-corruption compliance. Team members, contractors, agents, officers and directors should never attempt to hide or disguise the nature or purpose of a business expense, and those individuals in supervisory or management positions should never instruct a subordinate or peer to deliberately misclassify an expense.

The Company shall maintain books and records that accurately reflect all transactions, use and disposition of assets, and other similar information. All team members and representatives must ensure that:

  • The Company does not create or maintain false or misleading books or records or maintain “off the books” accounts;

  • books and records are kept in reasonable detail, and information is fully and accurately recorded;

  • all gifts, meals, entertainment, travel or other business hospitality for government officials are accurately and fully accounted for and described in the Company’s books and records. The description should identify the nature of the expenditure (gift, meal, etc.), the amount, the date, and the identity of the recipient;

  • any payments made on behalf of the Company are supported by appropriate documentation;

  • no payments to third parties are made in cash, unless authorized by the Chief Legal Officer; and

  • no team member, contractor, agent, officer or director create or helps create any documents for the purpose of concealing any improper activity.

Misclassifying or disguising a business expense is a serious offence that can cause significant harm to the Company’s business and reputation. In reviewing and approving expenses, or in the review of any books and records, any question which may arise in connection with this Policy shall be brought to the attention of the Company’s Chief Legal Officer. Any concerns regarding internal controls and recordkeeping should be directed to the Company’s Chief Legal Officer or should be reported to the Company’s Anonymous Employee Reporting Hotline at:

1-866-869-9344 (U.S. and Canada) or www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Run-it-Past Legal

If dealing with government officials (both foreign and domestic) is within the scope of your duties for the Company or if you are negotiating or entering into an agreement with a new international business agent or consultant that will be assisting the Company with international business or international business development, you must contact a member of the Company’s legal services team before you proceed.

The Company has certain qualifications that international vendors/customers and international agents/consultants must meet in order for the company to enter into a business relationship with them. As described above, there are also certain legal due diligence processes and obligations which must be addressed when dealing with government officials or entering into agreements with international vendors/customers and international agents/consultants.

TALK TO LEGAL SERVICES FIRST – THERE MAY BE REQUIREMENTS SPECIFIC TO YOUR BUSINESS UNIT OR RESORT – GET INFORMED. YOUR ACTIONS (OR LACK OF ACTION) MAY HAVE SERIOUS CONSEQUENCES TO THE COMPANY.

IV. Policy Violations

Employees are encouraged to report suspected violations of this policy to their supervisor or Human Resources leader. We recognize that, in certain circumstances, employees may not be comfortable making a direct report. Alterra Mountain Company Corporate has established the Employee Anonymous Hotline (the “Hotline”) and several of our resorts have adopted the use of the Hotline. If available at your resort location, Employees may submit an anonymous report to the Hotline by calling either 1-866-869-9344, or by visiting www.alterramtnco.ethicspoint.com. The Hotline is an anonymous reporting option that is operated by an independent third party. Unless you elect to disclose your identity, your identity will remain anonymous to Intrawest. However, due to the nature of harassment, discrimination, and retaliation reports, we believe that we cannot effectively investigate these matters without having direct access to the reporter and therefore, for these three (3) report types, the identity of the reporter is required to be disclosed.

The Hotline is available 24/7/365 and is offered in English, French and Spanish. Alterra Mtn Co encourages employees to submit good faith reports, so that we can work together for a better workplace.

V. Anti-Retaliation

Alterra Mountain Company will not allow any form of retaliation against individuals who report alleged violations of this policy or who cooperate in the Company’s investigation of such reports. Retaliation is unacceptable. Any form of retaliation in violation of this policy will result in disciplinary action, up to and including termination of employment.

VI. Consequences for Violations

Violations of this policy may result in disciplinary action up to and including immediate termination of employment.


Politique anticorruption

Mis à jour : octobre 2018

I. Préambule

L’objectif de la politique est de fournir une ressource éducative sur les lois anticorruption, y compris la U.S Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (Loi sur les pratiques de corruption étrangères aux États-Unis) et la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers du Canada (LCAPC), et d’établir des procédures afin de s’assurer que la Société mène des activités commerciales de manière éthique et légale lorsqu’elle traite avec de tierces parties, y compris les fonctionnaires du gouvernement. La Politique s’applique à la Société et à ses compagnies affiliées, de même qu’aux personnes agissant au nom de la Société, y compris ses dirigeants, ses administrateurs, ses employés, ses actionnaires et ses agents.

LES LOIS ANTICORRUPTION RÉGISSENT LES PRATIQUES ABUSIVES TELLES QUE LES POTS-DE-VIN, L’EXTORSION ET LES COMMISSIONS OCCULTES. CES PRATIQUES SONT ILLÉGALES ET NE SONT PAS TOLÉRÉES PAR LA SOCIÉTÉ.

II. Portée et application

Alterra Mountain Co dirige son entreprise DE LA BONNE MANIÈRE.

Alterra Mountain Company et ses filiales (la « Société ») se sont engagées à répondre aux normes commerciales et professionnelles les plus élevées. Notre engagement se reflète dans l’engagement de la Société à prendre des décisions et des mesures éthiques commerciales justes et honnêtes.

Il incombe à chaque employé, entrepreneur, agent, dirigeant et administrateur de la Société de comprendre et de respecter les lois et les règlements qui s’appliquent à son travail. En adhérant à ces lois nationales, provinciales et locales, nous reconnaissons notre responsabilité de gérer nos activités commerciales avec intégrité dans la poursuite de notre objectif. Toute personne qui a besoin de conseils concernant les lois et les règlements qui s’appliquent à sa situation doit communiquer avec l’avocat principal de la Société.

III. Politique

Qu’est-ce qu’un « pot-de-vin » ?

Un pot-de-vin est une promesse ou une offre (directe ou indirecte) de tout objet de valeur (y compris, mais non limité à de l’argent) à une autre personne avec l’intention d’influencer les décisions ou d’obtenir un avantage commercial.

Exemple : Une condition environnementale se développe dans une station de ski. Espérant éviter une amende ou des mesures coercitives par l’agence gouvernementale, le personnel de la station de ski envoie les fonctionnaires de l’agence à Las Vegas pour la fin de semaine, où ils bénéficieront de repas dispendieux, de chambres de luxe et de divertissements. En conséquence, l’agence ne verbalise pas la station et ne lui fait pas payer d’amende pour la condition environnementale.

Ceci représente clairement un exemple de pot-de-vin. Le personnel de la station a soudoyé les fonctionnaires de l’agence avec le voyage à Las Vegas pour ne pas qu’ils verbalisent la station, lui fassent payer une amende ou appliquent des mesures coercitives. Un pot-de-vin se produit généralement entre deux personnes qui reçoivent mutuellement un avantage de la transaction ; CEPENDANT, le pot-de-vin n’a pas besoin d’être accepté ou réussi pour être considéré comme un pot-de-vin. Une simple offre d’un objet de valeur à des fins illégitimes suffit pour être un pot-de-vin et, conformément à la politique de la Société, cette action est interdite.

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR D’OFFRIR OU D’ACCEPTER UN POT-DE-VIN.

Qu’est-ce que la « corruption » ?

La corruption est l’abus de pouvoir, d’influence ou d’autorité à des fins personnelles ou commerciales. La corruption peut se produire lorsque la « personne en autorité » est un fonctionnaire du gouvernement qui abuse de son poste dans le gouvernement à son propre avantage. Il est important de se rappeler que les deux parties participant au comportement corrompu sont corrompues. Dans l’exemple ci-dessus, le personnel de l’agence et le personnel de la station ont tous deux agi de manière corrompue.

La corruption peut également se produire dans des postes non-publics de pouvoir ou d’autorité, où le comportement de la « personne en autorité » est immoral, injuste ou frauduleux.

Exemple : Le directeur financier d’une société cotée en bourse est complice avec le cabinet de vérification externe de l’entreprise d’enregistrer certaines contributions caritatives à titre de dépenses dans les états financiers de l’entreprise.

Autant le directeur financier que les vérificateurs externes participent à un comportement corrompu.

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR DE PARTICIPER À TOUTE FORME DE COMPORTEMENT CORROMPU.

Qu’est-ce qu’une commission occulte ou rétrocommission (kick-back) ?

Une commission occulte est le retour ou le paiement d’une somme d’argent (ou de tout autre avantage) en échange d’une certaine action souhaitée.

Exemple : Un membre de l’équipe d’approvisionnement dans une station de ski octroie tous ses contrats à un fournisseur particulier afin que ce fournisseur verse de l’argent au membre de l’équipe d’approvisionnement pour lui avoir fourni des contrats. Le membre de l’équipe d’approvisionnement donne un avantage au vendeur - l’attribution des contrats - en échange d’un avantage personnel - le paiement en argent à l’employé.

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR D’ACCEPTER OU DE FOURNIR TOUTE FORME DE COMMISSION OCCULTE. TOUTE DEMANDE DE COMMISSION OCCULTE FAITE PAR UN CLIENT ACTUEL OU POTENTIEL, OU LA DEMANDE POUR UNE COMMISSION OCCULTE OU LA RÉCEPTION DE CELLE-CI PAR UN AUTRE MEMBRE DE L’ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR DE LA SOCIÉTÉ DOIT ÊTRE IMMÉDIATEMENT SIGNALÉE À L’AVOCAT PRINCIPAL DE LA SOCIÉTÉ.

Qui sont les fonctionnaires du gouvernement ?

Les lois interdisant la corruption et les pots-de-vin définissent, en général, largement les « fonctionnaires du gouvernement » afin d’inclure tout fonctionnaire désigné, élu ou honoraire ou tout employé ayant une carrière au gouvernement, dans une société contrôlée par ou appartenant au gouvernement, ou au sein d’une organisation internationale publique. Les organisations, y compris les organismes sans but lucratif, dont la majorité du conseil d’administration est nommée par un organisme gouvernemental, sont considérées par la Société comme « contrôlées par le gouvernement » et, par conséquent, le conseil d’administration, les administrateurs, les dirigeants, les représentants et les employés de l’organisation sont considérés comme étant inclus dans la définition d’un « fonctionnaire du gouvernement ». La définition englobe les fonctionnaires provenant de toutes les branches et de tous les niveaux de gouvernement : fédéral, provincial, national ou local. La définition comprend également les partis politiques, les politiciens, les candidats politiques et les autres responsables du parti. Elle comprend également les fonctionnaires ou les employés d’organismes publics, tels que les douanes, l’immigration, les organismes environnementaux, la police et l’armée. Si vous n’êtes pas sûr(e) de savoir si une personne est un fonctionnaire du gouvernement, veuillez communiquer avec l’avocat principal de la Société pour obtenir plus de conseils.

Les avantages pour les proches des fonctionnaires du gouvernement, comme les conjoints, les enfants, les parents ou les frères et sœurs, peuvent être traités par les autorités comme étant des avantages donnés à un fonctionnaire du gouvernement et, en conséquence, peuvent constituer des violations des lois anticorruption. Par conséquent, la Société traite les proches des fonctionnaires du gouvernement avec qui la Société fait affaire comme s’ils étaient des fonctionnaires du gouvernement aux fins de la politique, sauf en cas de décision contraire prise par l’avocat principal de la Société. Vous devez également consulter l’avocat principal de la Société avant de conclure tout contrat ou toute transaction avec un proche d’un fonctionnaire du gouvernement ou d’une entreprise détenue ou contrôlée par un proche d’un fonctionnaire du gouvernement avec qui la Société fait affaire.

Exemple : Le PDG d’une grande chaîne hôtelière internationale assiste à un événement de charité dans la capitale d’un pays situé dans le sud-est de l’Asie. Assis à sa table, on retrouve l’ambassadeur américain, le maire de la capitale, un général de l’armée et un dirigeant de la compagnie d’électricité appartenant à l’État. La table est alors visitée par un gestionnaire de niveau intermédiaire au sein du ministère de l’Immigration et de son assistant. Lesquelles de ces personnes pourraient être considérées comme un « fonctionnaire du gouvernement » en vertu des lois anticorruption ?

Toutes les personnes mentionnées, autres que le PDG, sont considérées comme des « fonctionnaires » en vertu des lois anticorruption, y compris le gestionnaire de niveau intermédiaire et son assistant. En outre, donner un avantage à un proche de l’une de ces personnes pourrait être perçu par les autorités comme une prestation fournie au fonctionnaire du gouvernement et donc, entraîner une responsabilité en vertu des lois anticorruption.

LES LOIS ANTICORRUPTION DÉFINISSENT LE « FONCTIONNAIRE DU GOUVERNEMENT » DE FAÇON TRÈS LARGE, ET INTERDISENT AUSSI LES AVANTAGES ACCORDÉS À DES PROCHES DE FONCTIONNAIRES DU GOUVERNEMENT DANS DE NOMBREUX CAS.

Les quatre pires (et les plus courants) domaines de la corruption

La corruption peut se produire dans de nombreux domaines d’activité, mais voici les quatre manières les plus répandues selon lesquelles la corruption peut avoir lieu.

i. Cadeaux, divertissements, hébergement

Selon la loi américaine, le pouvoir exécutif du gouvernement fédéral, le Sénat américain et la Chambre des représentants, les différents États et certaines juridictions locales ont chacun une loi distincte sur les cadeaux imposant des limites sur les cadeaux qui peuvent être offerts à leurs fonctionnaires et à leurs employés. De même, la loi canadienne interdit d’offrir des cadeaux à un employé ou à fonctionnaire du gouvernement fédéral ou provincial ou d’une société de la Couronne sans approbation préalable écrite du supérieur du fonctionnaire ou de l’employé. Un « cadeau » est tout objet de valeur qui profite personnellement à une personne, et comprend, sans s’y limiter, les repas, les divertissements, les billets pour des représentations sportives ou théâtrales, le golf, les voyages, l’hébergement, les articles cadeaux, le paiement de services ou les services gratuits ou à prix réduit. Les « cadeaux » ne comprennent pas les contributions politiques.

Un cadeau ne doit être ni donné, ni accepté, s’il place le membre de l’équipe ou la Société en conflit d’intérêts dans lequel le cadeau pourrait être interprété comme étant donné ou reçu dans l’intention ou avec l’effet d’influencer la décision d’une personne pour faire avancer les activités commerciales de la Société.

Sauf en cas d’interdiction par le gouvernement, par la politique sur les cadeaux des tierces parties, ou dans les cas qui créent un conflit d’intérêts, la Société permet de donner ou de recevoir des cadeaux de minimis (ou mineurs). Par exemple, un fournisseur qui offre un repas ou une boisson raisonnable, comme un café, à un membre de l’équipe de la Société ne se rend pas coupable de corruption tant qu’il ne place pas ce membre dans une situation de conflit d’intérêts.

Lorsqu’ils acceptent ou envisagent d’offrir un cadeau, un divertissement ou un hébergement, les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs doivent se poser les questions suivantes :

  • Est-ce raisonnable ?

  • Est-ce donné en toute bonne foi ?

  • Est-ce que j’attends quelque chose en retour ? La personne qui recevra le cadeau pensera-t-elle que j’attends quelque chose en retour ?

  • Est-ce que j’agis d’une manière transparente et ouverte, ou y a-t-il un élément secret ?

  • Le destinataire est-il autorisé à recevoir le cadeau ou un divertissement conformément aux politiques et aux procédures de l’employeur du bénéficiaire ?

  • Si une personne le découvrait, serait-ce embarrassant pour moi ou la Société ?

En outre, si un fournisseur devait offrir des cadeaux en fréquence et en quantité excessives, comme des véhicules, des voyages toutes dépenses payées, et/ou une adhésion hebdomadaire à un club, ces cadeaux ne sont pas raisonnables et les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne sont en aucune circonstance autorisés à accepter ces cadeaux. À l’inverse, les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs ne sont pas autorisés à offrir des cadeaux, des divertissements ou un hébergement d’une nature ou fréquence excessive (c’est-à-dire nuitées gratuites saisonnières, abonnements de saison gratuits ou parcours de golf). Encore une fois, les politiques et les procédures qui régissent le bénéficiaire doivent être prises en compte dans l’analyse.

En cas de doute quant à ce qui est acceptable, il faut communiquer avec l’avocat principal de la Société pour obtenir des conseils.

ii. Paiements de facilitation

L’utilisation des paiements de facilitation est strictement interdite par la Société. Un « paiement de facilitation » (les expressions « soudoyer quelqu’un » et « graisser la patte » sont également utilisées) est un paiement occasionnel d’une valeur minimale exclusivement destiné à accélérer ou à garantir l’exécution d’une action gouvernementale de routine, telle que la délivrance d’un permis, d’une licence ou de tout autre document autorisant une personne à exercer des activités commerciales, ou le traitement de documents officiels, tels que les visas et les permis de travail.

Exemple : Un promoteur immobilier connaît certaines difficultés d’approvisionnement en eau et en électricité pour un développement résidentiel nouvellement complété. Il rencontre les gestionnaires des services locaux publics d’aqueduc et d’électricité pour en savoir plus sur le problème. Ils confirment que le développement avait payé tous les frais et toutes les taxes applicables, mais expliquent que s’il veut garantir que le développement reçoive de l’eau et des services d’électricité réguliers, il devra leur payer un petit supplément.

Il s’agit d’une demande de paiement de facilitation. Faire ce paiement n’est pas autorisé par la Société et irait à l’encontre de cette politique.

SI ON VOUS APPROCHE POUR UN PAIEMENT DE FACILITATION, REFUSEZ POLIMENT ET SIGNALEZ L’INCIDENT À L’AVOCAT PRINCIPAL DE LA SOCIÉTÉ.

iii. Processus d’approvisionnement

Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne doivent pas exercer de favoritisme, de népotisme ou être influencés par des pots-de-vin dans la sélection des fournisseurs tiers. Lors de la sélection d’un fournisseur, le processus doit impliquer une « courte liste » composée de plusieurs fournisseurs différents ou, le cas échéant, elle doit passer par un processus d’appel d’offres formel (ou RFP) dans lequel la Société invite les fournisseurs à soumettre une proposition. De toute façon, le processus de sélection des fournisseurs doit être équitable et fondé sur ce qui est la meilleure décision commerciale pour la Société.

iv. Contributions politiques et caritatives

Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs ne sont pas autorisés à faire des contributions politiques ou caritatives en utilisant les fonds de la Société. Si un membre de l’équipe, un entrepreneur, un agent, un dirigeant ou un administrateur est chargé d’apporter une contribution politique ou caritative dans le cadre de son emploi en utilisant les fonds de la Société, alors il doit communiquer avec l’avocat principal de la Société ou doit rapporter cet événement à la Ligne d’assistance téléphonique anonyme pour le signalement des employés en composant le 1-866-869-9344 (États-Unis et Canada) ou en consultant le site www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Situations d’urgence

Rien dans la présente politique n’interdit le versement de paiements en argent ou en nature à des fonctionnaires du gouvernement ou à toute autre tierce partie lorsque la vie, la sécurité ou la santé est menacée. Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société sont autorisés à effectuer un paiement pour éviter de se placer face à un risque de santé ou de sécurité. La protection de la propriété n’est généralement pas une situation d’urgence. La réalisation d’un tel paiement en cas d’urgence doit être communiquée à l’avocat principal de la Société dès que possible une fois le paiement effectué.

Vérifications internes / Livres et registres

La tenue de livre précise est un élément essentiel de la conformité de la Société au respect de la loi anticorruption. Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne doivent jamais tenter de dissimuler ou de déguiser la nature ou l’objet d’une dépense de l’entreprise, et les personnes occupant des postes de supervision ou de gestion ne doivent jamais donner instruction à un collègue de délibérément mal classer une dépense.

La Société doit tenir des livres comptables qui reflètent fidèlement toutes les transactions, l’utilisation et la cession d’actifs et d’autres renseignements similaires. Tous les membres de l’équipe et représentants de la Société doivent s’assurer que :

  • La Société ne crée ou ne maintienne pas de faux livres ou de faux documents ou des livres ou des documents trompeurs, et ne maintienne pas des comptes « hors livres »;

  • les livres et registres soient mis à jour dans des détails raisonnables, et que l’information soit entièrement et exactement enregistrée;

  • tous les cadeaux, les repas, les loisirs, les voyages ou tout autre hébergement de l’entreprise offerts aux fonctionnaires du gouvernement doivent être fidèlement et entièrement comptabilisés et décrits dans les livres et registres de la Société. La description doit identifier la nature de la dépense (cadeaux, repas, etc.), le montant, la date et l’identité du bénéficiaire;

  • les paiements effectués pour le compte de la Société sont étayés par une documentation appropriée;

  • aucun paiement versé à de tierces parties n’est effectué en argent comptant, sauf avec l’autorisation de l’avocat principal; et

  • aucun membre de l’équipe, entrepreneur, agent, dirigeant ou administrateur de la Société ne doit créer ou contribuer à créer des documents dans le but de dissimuler une activité inappropriée.

Classer de façon incorrecte ou déguiser une dépense d’entreprise est une infraction grave qui peut causer des dommages significatifs aux activités et à la réputation de la Société. Lors de la révision et de l’approbation des dépenses, ou à la révision des livres et registres, toute question pouvant surgir dans le cadre de cette politique doit être portée à l’attention de l’avocat principal de la Société.

Les préoccupations concernant les vérifications internes et la tenue de livre doivent être adressées à l’avocat principal de la Société ou doivent être signalées sur la Ligne d’assistance téléphonique anonyme pour le signalement des employés en composant le 1-866-869-9344 (États-Unis et Canada) ou en consultant le site www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Obtenir l’avis du service juridique

Si vous traitez avec des fonctionnaires du gouvernement (étrangers et nationaux) dans le cadre de vos fonctions pour la Société, ou si vous êtes en négociation ou concluez un accord avec un nouvel agent commercial ou conseiller international qui aidera la Société avec des entreprises internationales ou dans le développement du commerce international, vous devez communiquer avec le service juridique de la Société et consulter un avocat interne avant de poursuivre.

La Société exige certaines qualifications que les fournisseurs/clients internationaux et agents/conseillers internationaux doivent remplir afin que l’entreprise entre dans une relation commerciale avec eux. Tel que décrit ci-dessus, il y a aussi certains processus de diligence raisonnable et d’obligations juridiques qui doivent être abordés lorsqu’ils traitent avec des fonctionnaires du gouvernement ou pour conclure des accords avec des fournisseurs/clients internationaux et des agents/conseillers internationaux.

PARLEZ D’ABORD AU SERVICE JURIDIQUE - IL PEUT Y AVOIR DES EXIGENCES SPÉCIFIQUES À VOTRE UNITÉ COMMERCIALE OU À VOTRE STATION - INFORMEZ-VOUS. VOS ACTIONS (OU INACTIONS) PEUVENT AVOIR DES CONSÉQUENCES SÉRIEUSES POUR LA SOCIÉTÉ.

IV. Violations de la politique

Les employés sont encouragés à signaler toute violation présumée de cette politique à leur superviseur ou à leur chef des ressources humaines. Nous reconnaissons que, dans certaines circonstances, les employés peuvent ne pas être à l’aise de faire un rapport direct. La Direction d’Alterra Mountain Company a mis en place une Ligne d’assistance téléphonique anonyme pour le signalement des employés (la « Ligne directe ») et plusieurs de nos stations ont adopté l’utilisation de cette Ligne directe. Si la Ligne directe est disponible dans votre centre de villégiature, les employés peuvent soumettre un rapport anonyme à cette Ligne en composant le 1-866-869-9344 ou en consultant le site www.alterramtnco.ethicspoint.com. La Ligne directe est une option anonyme contrôlée par une tierce partie indépendante. À moins que vous ne choisissiez de divulguer votre identité, celle-ci ne sera pas divulguée à la Société. Toutefois, en raison de la nature des signalements liés au harcèlement, à la discrimination et aux représailles, la Société estime qu’elle ne peut résoudre convenablement ces problèmes sans pouvoir s’entretenir directement avec la personne à l’origine du signalement. Ainsi, l’identité de la personne à l’origine de l’un de ces trois (3) types de signalements sera nécessairement divulguée.

La Ligne de signalement est disponible 24 h/24, 7 jours/7, tous les jours de l’année en anglais, en français et en espagnol. Alterra Mountain Company encourage les employés à soumettre des signalements de bonne foi afin de travailler ensemble à un meilleur environnement de travail.

V. Prévention des représailles

Alterra Mountain Company n’autorisera aucune forme de représailles contre les individus ayant signalé des violations potentielles de la présente politique ou ayant coopéré avec la Société dans le cadre d’enquêtes relatives à de tels signalements. Les représailles sont inadmissibles. Toutes les formes de représailles à l’encontre de la présente politique entraîneront des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

VI. Conséquences des infractions

Toute infraction à la présente politique peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement immédiat.