Anti-Corruption Policy

Updated: August 2021

I. Introduction


The purpose of this Anti-Corruption Policy (this “Policy”) is to provide an educational resource regarding anti-corruption laws, including the United States Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) and the Canadian Corruption of Foreign Public Officials Act (CFPOA), and to establish procedures to ensure that the Company conducts business in an ethical and legal manner when dealing with third parties, including government officials. The Policy applies to the Company and its affiliated companies, as well as those acting on behalf of the Company, including officers, directors, employees, shareholders, and agents.

ANTI-CORRUPTION LAWS ARE CONCERNED WITH IMPROPER PRACTICES SUCH AS BRIBERY, EXTORTION, AND KICK- BACKS. THESE PRACTICES ARE ILLEGAL AND ARE NOT TOLERATED BY THE COMPANY.

II. Scope and Application

Alterra Mountain Company conducts business THE RIGHT WAY.

Alterra Mountain Company and its subsidiaries (the “Company”) are committed to the highest business and professional standards. Our commitment is reflected in the Company’s dedication to ethical, fair, and honest business decisions and actions.

It is the responsibility of each Company employee (“Team Member”), contractor, agent, officer, and director to understand and comply with the laws and regulations that apply to their job. By adhering to these national, state, provincial, and local laws, we are acknowledging our responsibilities to manage our business activities with integrity as we pursue our goals. Anyone who desires or requires guidance on the laws and regulations that apply to his/her position should contact the Company’s Chief Legal Officer.

III. Policy

What is a “Bribe”?

A bribe is a promise or an offer (direct or indirect) of anything of value (including but not limited to money) to another person with the intention to influence decisions or to obtain a business advantage.

Example: An environmental condition develops within a ski resort. Hoping to avoid a fine or enforcement action by the governmental agency, ski resort personnel take agency officials to Las Vegas for the weekend, where they enjoy expensive meals, luxury accommodations, and entertainment. As a result, the agency does not cite or fine the resort for the environmental condition.

This is a clear example of bribery. Resort personnel bribed agency officials with the trip to Las Vegas in exchange for not issuing a citation, seeking a fine, or instituting an enforcement action. A bribe typically occurs between two people, both of whom receive a benefit from the transaction, HOWEVER, the bribe does not need to be either accepted or successful to be considered a bribe. The mere offer of something of value for an improper purpose is enough to be a bribe and under the Company’s policy even this action is prohibited.

THE COMPANY STRICTLY PROHIBITS ANY OF ITS TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS OR DIRECTORS FROM OFFERING OR ACCEPTING A BRIBE.

What is “Corruption”?

Corruption is the misuse of power, influence, or authority for personal or business gain. Corruption can occur when the “person of power” is a government official who misuses their government office for their own personal benefit. It’s important to remember that both sides participating in the corrupt behavior are corrupt. Using the example above, the agency personnel and resort personnel were both acting in a corrupt manner.

Corruption can also occur in private positions of power or authority where the conduct of the “person of power” is unethical, unfair, or fraudulent

Example: The CFO of a publicly traded company colludes with the company’s external audit firm to record certain charitable contributions as expenses in the company’s financial statements.

Both the CFO and the external auditors are participating in corrupt behavior.

THE COMPANY STRICTLY PROHIBITS ANY OF ITS TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS OR DIRECTORS FROM PARTICIPATING IN ANY FORM OF CORRUPT BEHAVIOR.

What’s a "Kick-back"?

A kick-back is the return or payment of a sum of money (or other benefit) in exchange for certain desired action.

Example: A procurement Team Member at a resort destination awards all its business to a particular vendor in exchange for the vendor paying the Team Member cash on the side for directing the business to the vendor. The procurement Team Member is giving a benefit to the vendor – the award of the contracts – in exchange for a personal benefit – the payment of cash to the employee.

THE COMPANY’S TEAM MEMBERS, AGENTS, CONTRACTORS, OFFICERS, OR DIRECTORS ARE STRICTLY PROHIBITED FROM ACCEPTING OR PROVIDING ANY FORM OF KICK-BACK. ANY REQUEST FOR A KICKBACK BY A CURRENT OR POTENTIAL CUSTOMER OR CLIENT, OR THE REQUEST FOR OR RECEIPT OF A KICKBACK BY ANOTHER TEAM MEMBER, AGENT, CONTRACTOR, OFFICER OR DIRECTOR MUST BE IMMEDIATELY REPORTED TO THE COMPANY’S CHIEF LEGAL OFFICER.

Who are "Government Officials"?

Laws prohibiting bribery and corruption typically define "government officials" very broadly to include any appointed, elected, or honorary official or any career employee of a government, of a government-owned or controlled company, or of a public international organization. Organizations, including non- profits, for which a majority of the governing board is appointed by a government body are considered by the Company to be “government-controlled” and therefore the organization’s governing board, directors, officers, representatives, and staff are considered to be included in the definition of a “government official”. The definition encompasses officials in all branches and at all levels of government: federal, provincial, state, and local. The definition also includes political parties, politicians, political candidates, and other party officials. It also includes officials or employees of government agencies such as customs, immigration, environmental bodies, the police, fire department, health department, and the military. If you are not sure whether a particular person is a government official, please contact the Company’s Chief Legal Officer for further guidance.

Benefits to close relatives of government officials, such as spouses, children, parents, or siblings, may be treated by enforcement authorities as benefits to a government official and, accordingly, may constitute violations of anti-bribery laws. Accordingly, the Company treats close relatives of government officials with whom the Company deals, as government officials for the purposes of the Policy, unless determined otherwise by the Company s Chief Legal Officer. You must also consult with the Company's Chief Legal Officer before entering into any contract or transaction with a close relative of a government official or a company owned or controlled by a close relative of a government official with whom the Company deals.

Example: The CEO of a large international hotel chain is attending a charity event in the capital city of a South East Asian country. Sitting at his table are the U.S. Ambassador, the Mayor of the capital, an army General, and an executive at the state-owned electric utility. The table is then visited by a mid-level manager at the ministry of immigration and the manager's assistant. Which of these people might be considered a "government official" under anti-corruption laws?

All of the people mentioned other than the CEO qualify as "government officials" under anti-corruption laws, including the mid-level manager and his assistant. In addition, providing a benefit to a close relative of one of these people could be perceived by enforcement authorities as a benefit provided to the government official and therefore result in liability under anti-corruption laws.

ANTI-CORRUPTION LAWS DEFINE "GOVERNMENT OFFICIAL" VERY BROADLY, AND ALSO PROHIBIT BENEFITS GIVEN TO CLOSE RELATIVES OF GOVERNMENT OFFICIALS IN MANY INSTANCES.

Four Worst (and most Common) Areas of Corruption
Corruption can occur in many different areas of business, but the following are the four most common ways corruption can take place.

i. Gifts, Entertainment, Hospitality

Under U.S. law, the Executive Branch of the Federal Government, the U.S. Senate and House of Representatives, the various states, and certain local jurisdictions each has a separate gift law restricting gifts that may be provided to its officials and employees. Similarly, Canadian law prohibits providing gifts to an employee or official of the federal or provincial government or a Crown corporation without written preapproval of the official or employee’s superior. "Gifts" are anything of value that personally benefits an individual, including, but not limited to, meals, entertainment, tickets to sporting or theatrical events, golf, travel, lodging, gift items, and payment for services or free or discounted services. "Gifts" do not include political contributions.

A gift should neither be given, nor accepted, if it places the Team Member or the Company in a conflict of interest in which it could be construed that the gift was given or received with the intention or effect of influencing a person’s decision to advance the business of the Company.

Except where prohibited by a government and third party’s gift policy and except in cases that create a conflict of interest, the Company allows de minimis (or minor) gifts to be given or received. For instance, a vendor who offers a reasonable meal or beverage, such as coffee, to a Team Member will not be engaging in corrupt behavior, provided the offer or acceptance of the reasonable meal or beverage does not place the Team Member in a conflict of interest.

When either accepting or considering whether to offer a gift or item of entertainment or hospitality, Team Members, contractors, agents, officers, and directors should ask themselves

  • Is it reasonable?
  • Is it given in good faith?
  • Am I expecting something in return? Will the person receiving the gift think I am expecting something in return?
  • Am I acting in an open and transparent manner, or is there some element of secrecy?
  • Is the recipient authorized to receive the gift or item of entertainment under the recipient employer's policies and procedures?
  • If someone found out about it, would it be embarrassing to me or to the Company?

Additionally, if a vendor was to provide gifts in excessive frequency and amount, such as vehicles, all-expenses-paid trips, and/or “wine-of-the-week” club memberships, these gifts are not reasonable and Company Team Members, contractors, agents, officers, and directors are not permitted to accept these gifts under any circumstances. Conversely, Team Members, contractors, agents, officers, and directors are not permitted to offer gifts, entertainment, or hospitality of an excessive nature or with excessive frequency (i.e., seasonal complimentary room nights, free season passes or rounds of golf). Again, the policies and procedures that govern the recipient should be considered in the analysis.

When in doubt as to what is acceptable, one should contact the Company’s Chief Legal Officer for guidance

ii. Facilitation Payments

The use of Facilitation Payments is strictly prohibited by the Company. A “Facilitation Payment”, sometimes called a "grease payment", is an occasional payment of minimal value made solely to expedite or secure the performance of a routine government action such as the issuance of a permit, license, or other document to qualify a person to do business or the processing of official documents, such as visas and work permits.

Example: A property developer is experiencing certain difficulties with the water and power supply to a newly completed residential development. He meets with managers from the local water and power utilities to learn more about the problem. They confirm that the development has paid all applicable fees charges and taxes but explain that if he wants to guarantee that the development receives regular water and power services, he will have to pay them a little extra.

This is a request for a facilitation payment. Making this payment is not permitted by the Company and would contravene this Policy.

IF YOU ARE APPROACHED FOR A FACILITATION PAYMENT, POLITELY DECLINE AND REPORT THE INCIDENT TO THE CHIEF LEGAL OFFICER.

iii. Procurement Process

Team Members, contractors, agents, officers, and directors shall not exercise favoritism, nepotism, or be influenced by bribes in the selection of third-party vendors. When selecting a supplier, the process should involve a “short-list” comprised of several different vendors or, if appropriate, it should go through a formal tender process (or RFP) whereby the Company invites vendors to submit a proposal. Either way, the vendor selection process should be fair and based on what is the best business decision for the Company.

iv. Political and Charitable Contributions

Team Members, contractors, agents, officers, and directors are not permitted to make political or charitable contributions using Company funds. If a Team Member, contractor, agent, officer, or director is instructed to make a political or charitable contribution during the course of his/her employment using Company funds, then he/she shall contact the Company’s Chief Legal Officer or should report this event to the Company’s Anonymous Employee Reporting Hotline at
1-866-869-9344 (U.S. and Canada) or www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Exigent Circumstances

Nothing in this Policy prohibits the making of payments in cash or in-kind to government officials or any other third party when life, safety, or health is at risk. Team Members, contractors, agents, officers, and directors are permitted to make a payment to avoid subjecting himself or herself to a health or safety risk. Protection of property is generally not an exigent circumstance. The making of such a payment in exigent circumstances should be reported to the Company’s Chief Legal Officer as soon as possible after the payment is made.

Internal Controls/Books & Records

Accurate recordkeeping is an essential part of the Company’s stance on anti-corruption compliance. Team Members, contractors, agents, officers, and directors should never attempt to hide or disguise the nature or purpose of a business expense, and those individuals in supervisory or management positions should never instruct a subordinate or peer to deliberately misclassify an expense.

The Company shall maintain books and records that accurately reflect all transactions, use and disposition of assets, and other similar information. All Team Members and representatives must ensure:

  • The Company does not create or maintain false or misleading books or records or maintain “off the books” accounts;
  • Books and records are kept in reasonable detail, and information is fully and accurately recorded;
  • All gifts, meals, entertainment, travel, and other business hospitality for government officials are accurately and fully accounted for and described in the Company’s books and records. The description should identify the nature of the expenditure (gift, meal, etc.), the purpose, the amount, the date, and the identity of the recipient
  • Any payments made on behalf of the Company are supported by appropriate documentation;
  • No payments to third parties are made in cash, unless authorized by the Chief Legal Officer; and
  • No team member, contractor, agent, officer or director create or helps create any documents for the purpose of concealing any improper activity.

Misclassifying or disguising a business expense is a serious offence that can cause significant harm to the Company’s business and reputation. In reviewing and approving expenses, or in the review of any books and records, any question which may arise in connection with this Policy shall be brought to the attention of the Company’s Chief Legal Officer.

Any concerns regarding internal controls and recordkeeping should be directed to the Company’s Chief Legal Officer or should be reported to the Company’s Anonymous Employee Reporting Hotline at:

1-866-869-9344 (U.S. and Canada) or www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Run-it-Past Legal

Deals with Government Officials & International Vendors, Customers, Agents, and Consultants

If dealing with government officials (both foreign and domestic) is within the scope of your duties for the Company or if you are negotiating or entering into an agreement with a new international business agent or consultant that will be assisting the Company with international business or international business development, you must contact a member of the Company’s Legal Services Team before you proceed.

The Company has certain qualifications that international vendors/customers and international agents/consultants must meet in order for the Company to enter into a business relationship with them. As described above, there are also certain legal due diligence processes and obligations which must be addressed when dealing with government officials or entering into agreements with international vendors/customers and international agents/consultants.

TALK TO LEGAL SERVICES FIRST – THERE MAY BE REQUIREMENTS SPECIFIC TO YOUR BUSINESS UNIT OR RESORT – GET INFORMED. YOUR ACTIONS (OR INACTION) MAY HAVE SERIOUS CONSEQUENCES TO THE COMPANY.

IV. Policy Violation Reporting Procedure

Alterra Mountain Company encourages all Team Members to submit good faith reports of suspected violations of this Policy or any other Company policy, so that we can work together for a better workplace. Team Members are encouraged to report suspected violations of this Policy or any other Company policy to their supervisor, manager, local Human Resources leader, or the Chief Legal Officer.

Supervisors and managers who receive complaints of misconduct must immediately report such complaints to Human Resources.

The Company recognizes that, in certain circumstances, Team Members may not feel comfortable making a direct report. For this reason, Alterra Mountain Company has established the Employee Anonymous Hotline (the “Hotline”) and Team Members may submit an anonymous report to the Hotline by calling 1-866-869-9344 or by visiting www.alterramtnco.ethicspoint.com. The Hotline is available 24/7/365 and is offered in English, French, and Spanish.

The Hotline is an anonymous reporting option that is operated by an independent third-party, in order for Team Members to report violations of law and policy. Unless a Team Member elects to disclose his/her identity, their identity will remain anonymous to the Company, however in some instances, a Team Member may be informed by the Hotline that they will not be able to file a report without disclosing their identity. Due to the nature of harassment, discrimination, and retaliation reports, the Company believes it cannot effectively investigate these matters without having direct access to the reporter and therefore, for these three (3) report types, the identity of the reporter is required to be disclosed.

When a report is received, the Company will conduct a prompt, thorough, and objective investigation. The Company expects all Team Members to fully and honestly cooperate with any investigation conducted by the Company. To ensure the integrity of the Company’s investigation, all investigation witnesses and interviewees are expected to keep the content of the investigation —and their involvement in the investigation—confidential. Any lying or intentional omission of material facts during an investigation will subject the perpetrator to disciplinary action including, without limitation, termination of employment. The Company will maintain the claims, allegations, and information gathered during the investigation on a need-to-know basis and will comply with all applicable federal, state, local, and provincial laws.

Any report that is found to be unfounded, deliberately malicious, or otherwise brought in bad faith, may subject the perpetrator to disciplinary action, including without limitation, termination of employment.

Upon completion of an investigation, the Company will communicate its conclusion as soon as practical. If the Company determines that this Policy or any other Company policy has been violated, remedial action will be taken commensurate with the severity of the offense. Appropriate action may also be taken to deter any such conduct in the future.

V. Anti-Retaliation

Alterra Mountain Company will not allow any form of retaliation against any Team Member for: (i) reporting alleged violations of this Policy or any Company policy and/or (ii) cooperating in the Company’s investigation of such reports. Retaliation is unacceptable. Any form of retaliation in violation of this Policy may result in disciplinary action, including without limitation, including termination of employment.

VI. Consequences for Violations

Violations of this Policy or any other Company policy may result in disciplinary action, including without limitation, immediate termination of employment.

Politique anticorruption

Mis à jour : août 2021

I. Préambule

L’objectif de la présente politique anticorruption (la « politique ») est de fournir une ressource éducative sur les lois anticorruption, y compris la U.S Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (Loi sur les pratiques de corruption étrangères aux États-Unis) et la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers du Canada (LCAPE), et d’établir des procédures afin de s’assurer que la Société mène des activités commerciales de manière éthique et légale lorsqu’elle traite avec de tierces parties, y compris les représentants du gouvernement. La politique s’applique à la Société et à ses compagnies affiliées, de même qu’aux personnes agissant au nom de la Société, y compris ses dirigeants, ses administrateurs, ses employés, ses actionnaires et ses agents.

LES LOIS ANTICORRUPTION RÉGISSENT LES PRATIQUES ABUSIVES TELLES QUE LES POTS-DE-VIN, L’EXTORSION ET LES COMMISSIONS OCCULTES. CES PRATIQUES SONT ILLÉGALES ET NE SONT PAS TOLÉRÉES PAR LA SOCIÉTÉ.

II. Portée et application

Alterra Mountain Company dirige son entreprise DE LA BONNE MANIÈRE.

Alterra Mountain Company et ses filiales (la « Société ») se sont engagées à répondre aux normes commerciales et professionnelles les plus élevées. Notre engagement se reflète dans l’engagement de la Société à prendre des décisions et des mesures éthiques commerciales justes et honnêtes.

Il incombe à chaque employé de la Société (ci-après, « membre de l’équipe »), entrepreneur, agent, dirigeant et administrateur de la Société de comprendre et de respecter les lois et les règlements qui s’appliquent à son travail. En respectant ces lois nationales, étatiques, provinciales et locales, nous reconnaissons notre responsabilité de gérer nos activités commerciales avec intégrité dans la poursuite de nos objectifs. Toute personne qui souhaite ou qui a besoin de conseils concernant les lois et les règlements qui s’appliquent à sa situation doit communiquer avec l’avocat principal de la Société.

III. Politique

Qu'est-ce qu'un « pot-de-vin » ?

Un pot-de-vin est une promesse ou une offre (directe ou indirecte) de tout objet de valeur (y compris, mais non limité à de l’argent) à une autre personne avec l’intention d’influencer les décisions ou d’obtenir un avantage commercial.

Exemple : Une condition environnementale se développe dans une station de ski. Espérant éviter une amende ou des mesures coercitives par l’organisme gouvernemental, le personnel de la station de ski envoie les représentants de l’organisme à Las Vegas pour la fin de semaine, où ils bénéficieront de repas dispendieux, de chambres de luxe et de divertissements. En conséquence, l’agence ne verbalise pas la station et ne lui fait pas payer d’amende pour la condition environnementale.

Ceci représente clairement un exemple de pot-de-vin. Le personnel de la station a soudoyé les représentants de l’organisme avec le voyage à Las Vegas pour qu’ils ne verbalisent pas la station, lui fassent payer une amende ou appliquent des mesures coercitives. Un pot-de-vin se produit généralement entre deux personnes qui reçoivent mutuellement un avantage de la transaction ; CEPENDANT, le pot-de-vin n’a pas besoin d’être accepté ou réussi pour être considéré comme un pot-de-vin. La simple offre d’un objet de valeur à des fins illégitimes suffit pour être un pot-de-vin et, conformément à la politique de la Société, cette action est interdite.

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR D’OFFRIR OU D’ACCEPTER UN POT-DE-VIN.

Qu'est-ce que la « corruption » ?

La corruption est l’abus de pouvoir, d’influence ou d’autorité à des fins personnelles ou commerciales. La corruption peut se produire lorsque la « personne en autorité » est un représentant du gouvernement qui abuse de son poste dans le gouvernement à son propre avantage. Il est important de se rappeler que les deux parties participant au comportement corrompu sont corrompues. Dans l’exemple ci-dessus, le personnel de l’agence et le personnel du centre de villégiature ont tous deux agi de manière corrompue.

La corruption peut également se produire dans des postes non publics de pouvoir ou d’autorité, où le comportement de la « personne en autorité » est immoral, injuste ou frauduleux.

Exemple : Le directeur financier d’une société cotée en bourse est complice avec le cabinet de vérification externe de l’entreprise d’enregistrer certaines contributions caritatives à titre de dépenses dans les états financiers de l’entreprise

Autant le directeur financier que les vérificateurs externes participent à un comportement corrompu.

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR DE PARTICIPER À TOUTE FORME DE COMPORTEMENT CORROMPU.

Qu'est-ce qu'une commission occulte ou rétrocommission (kick-back) ?

Une commission occulte est le retour ou le paiement d’une somme d’argent (ou de tout autre avantage) en échange d’une certaine action souhaitée.

Exemple : Un membre de l’équipe d’approvisionnement dans un centre de villégiature octroie tous ses contrats à un fournisseur particulier afin que ce fournisseur verse de l’argent au membre de l’équipe d’approvisionnement pour lui avoir fourni des contrats. Le membre de l’équipe d’approvisionnement donne un avantage au fournisseur — l’attribution des contrats — en échange d’un avantage personnel — le paiement en argent à l’employé

LA SOCIÉTÉ INTERDIT STRICTEMENT À TOUT MEMBRE DE SON ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR D’ACCEPTER OU DE FOURNIR TOUTE FORME DE COMMISSION OCCULTE. TOUTE DEMANDE DE COMMISSION OCCULTE FAITE PAR UN CLIENT ACTUEL OU POTENTIEL, OU LA DEMANDE POUR UNE COMMISSION OCCULTE OU LA RÉCEPTION DE CELLE-CI PAR UN AUTRE MEMBRE DE L’ÉQUIPE, AGENT, ENTREPRENEUR, DIRIGEANT OU ADMINISTRATEUR DE LA SOCIÉTÉ DOIT ÊTRE IMMÉDIATEMENT SIGNALÉE À L’AVOCAT PRINCIPAL DE LA SOCIÉTÉ.

Qui sont les « représentants du gouvernement » ?

Les lois interdisant la corruption et les pots-de-vin définissent, en général, très largement les « représentants du gouvernement » afin d’inclure tout fonctionnaire désigné, élu ou honoraire ou tout employé ayant une carrière au gouvernement, dans une société contrôlée par ou appartenant au gouvernement, ou au sein d’une organisation internationale publique. Les organisations, y compris les organismes sans but lucratif, dont la majorité du conseil d’administration est nommée par un organisme gouvernemental, sont considérées par la Société comme « contrôlées par le gouvernement » et, par conséquent, le conseil d’administration, les administrateurs, les dirigeants, les représentants et les employés de l’organisation sont considérés comme étant inclus dans la définition d’un « représentant du gouvernement ». La définition englobe les fonctionnaires provenant de toutes les directions générales et de tous les ordres de gouvernement : fédéral, provincial, étatique et local. La définition comprend également les partis politiques, les politiciens, les candidats politiques et les autres représentants du parti. Elle comprend également les représentants ou les employés d’organismes publics, tels que les douanes, l’immigration, les organismes environnementaux, la police, le service des pompiers, les services de santé et l’armée. Si vous n’êtes pas sûr(e) de savoir si une personne est un représentant du gouvernement, veuillez communiquer avec l’avocat principal de la Société pour obtenir plus de conseils.

Les avantages pour les proches des représentants du gouvernement, comme les conjoints, les enfants, les parents ou les frères et sœurs, peuvent être traités par les autorités comme étant des avantages donnés à un représentant du gouvernement et, en conséquence, peuvent constituer des violations des lois anticorruption. Par conséquent, la Société traite les proches des représentants du gouvernement avec qui la Société fait affaire comme s’ils étaient des représentants du gouvernement aux fins de la politique, sauf en cas de décision contraire prise par l’avocat principal de la Société. Vous devez également consulter l’avocat principal de la Société avant de conclure tout contrat ou toute transaction avec un proche d’un représentant du gouvernement ou d’une entreprise détenue ou contrôlée par un proche d’un fonctionnaire du gouvernement avec qui la Société fait affaire.

Exemple : Le PDG d’une grande chaîne hôtelière internationale assiste à un événement de charité dans la capitale d’un pays situé dans le sud-est de l’Asie. Assis à sa table, on retrouve l’ambassadeur américain, le maire de la capitale, un général de l’armée et un dirigeant de la compagnie d’électricité appartenant à l’État. La table est alors visitée par un gestionnaire de niveau intermédiaire au sein du ministère de l’Immigration et de son assistant. Lesquelles de ces personnes pourraient être considérées comme un « représentant du gouvernement » en vertu des lois anticorruption ?

Toutes les personnes mentionnées, autres que le PDG, sont considérées comme des « représentants du gouvernement » en vertu des lois anticorruption, y compris le gestionnaire de niveau intermédiaire et son assistant. En outre, donner un avantage à un proche de l’une de ces personnes pourrait être perçu par les autorités comme une prestation fournie au représentant du gouvernement et donc, entraîner une responsabilité en vertu des lois anticorruption.

LES LOIS ANTICORRUPTION DÉFINISSENT LE « REPRÉSENTANT DU GOUVERNEMENT » DE FAÇON TRÈS LARGE ET INTERDISENT AUSSI LES AVANTAGES ACCORDÉS À DES PROCHES DE REPRÉSENTANTS DU GOUVERNEMENT DANS DE NOMBREUX CAS.

Les quatre pires (et les plus courants) domaines de la corruption

La corruption peut se produire dans de nombreux domaines d’activité, mais voici les quatre manières les plus répandues selon lesquelles la corruption peut avoir lieu.

i. Cadeaux, divertissements, hébergement

Selon la loi américaine, le pouvoir exécutif du gouvernement fédéral, le Sénat américain et la Chambre des représentants, les différents États et certaines juridictions locales ont chacun une loi distincte sur les cadeaux imposant des limites sur les cadeaux qui peuvent être offerts à leurs représentants et à leurs employés. De même, la loi canadienne interdit d’offrir des cadeaux à un employé ou à un représentant du gouvernement fédéral ou provincial ou d’une société de la Couronne sans approbation préalable écrite du supérieur du représentant ou de l’employé. Un « cadeau » est tout objet de valeur qui profite personnellement à une personne, et comprend, sans s’y limiter, les repas, les divertissements, les billets pour des représentations sportives ou théâtrales, le golf, les voyages, l’hébergement, les articles cadeaux, le paiement de services ou les services gratuits ou à prix réduit. Les « cadeaux » ne comprennent pas les contributions politiques.

Un cadeau ne doit être ni donné, ni accepté, s’il place le membre de l’équipe ou la Société en conflit d’intérêts dans lequel le cadeau pourrait être interprété comme étant donné ou reçu dans l’intention ou à l’effet d’influencer la décision d’une personne pour faire progresser les activités commerciales de la Société.

Sauf en cas d’interdiction par le gouvernement, par la politique sur les cadeaux des tierces parties, ou dans les cas qui créent un conflit d’intérêts, la Société permet de donner ou de recevoir des cadeaux de minimis (ou mineurs). Par exemple, un fournisseur qui offre un repas ou une boisson raisonnable, comme un café, à un membre de l’équipe ne se rend pas coupable de corruption tant que l’offre ou l’acceptation du repas ou de la boisson raisonnable ne place pas ce membre dans une situation de conflit d’intérêts.

Lorsqu’ils acceptent ou envisagent d’offrir un cadeau, un divertissement ou un hébergement, les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs doivent se poser les questions suivantes :

  • Est-ce raisonnable ?
  • Est-ce donné en toute bonne foi ?
  • Est-ce que j’attends quelque chose en retour ? La personne qui recevra le cadeau pensera-t-elle que j’attends quelque chose en retour ? Dois-je fournir quelque chose en retour ?
  • Est-ce que j’agis d’une manière transparente et ouverte, ou y a-t-il un élément secret ?
  • Le destinataire est-il autorisé à recevoir le cadeau ou un divertissement conformément aux politiques et aux procédures de l’employeur du bénéficiaire ?
  • Si une personne le découvrait, serait-ce embarrassant pour moi ou la Société ?

En outre, si un fournisseur devait offrir des cadeaux en fréquence et en quantité excessives, comme des véhicules, des voyages toutes dépenses payées, ou une adhésion hebdomadaire à un club, ces cadeaux ne sont pas raisonnables et les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne sont en aucune circonstance autorisés à accepter ces cadeaux. À l’inverse, les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs ne sont pas autorisés à offrir des cadeaux, des divertissements ou un hébergement d’une nature ou fréquence excessive (c’est-à-dire nuitées gratuites saisonnières, abonnements de saison gratuits ou parcours de golf). Encore une fois, les politiques et les procédures qui régissent le bénéficiaire doivent être prises en compte dans l’analyse.

En cas de doute quant à ce qui est acceptable, il faut communiquer avec l’avocat principal de la Société pour obtenir des conseils.

ii. Paiements de facilitation

L’utilisation des paiements de facilitation est strictement interdite par la Société. Un « paiement de facilitation » (les expressions « soudoyer quelqu’un » et « graisser la patte » sont également utilisées) est un paiement occasionnel d’une valeur minimale exclusivement destiné à accélérer ou à garantir l’exécution d’une action gouvernementale de routine, telle que la délivrance d’un permis, d’une licence ou de tout autre document autorisant une personne à exercer des activités commerciales, ou le traitement de documents officiels, tels que les visas et les permis de travail.

Exemple : Un promoteur immobilier connaît certaines difficultés d’approvisionnement en eau et en électricité pour un ensemble résidentiel nouvellement complété. Il rencontre les gestionnaires des services locaux publics d’aqueduc et d’électricité pour en savoir plus sur le problème. Ils confirment que le développement avait payé tous les frais et toutes les taxes applicables, mais expliquent que s’il veut garantir que le développement reçoive de l’eau et des services d’électricité réguliers, il devra leur payer un petit supplément.

Il s’agit d’une demande de paiement de facilitation. Faire ce paiement n’est pas autorisé par la Société et irait à l’encontre de cette politique.

SI ON VOUS APPROCHE POUR UN PAIEMENT DE FACILITATION, REFUSEZ POLIMENT ET SIGNALEZ L’INCIDENT À L’AVOCAT PRINCIPAL DE LA SOCIÉTÉ.

iii. Processus d'approvisionnement

Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne doivent pas exercer de favoritisme, de népotisme ou être influencés par des pots-de-vin dans la sélection des fournisseurs tiers. Lors de la sélection d’un fournisseur, le processus doit impliquer une « courte liste » composée de plusieurs fournisseurs différents ou, le cas échéant, elle doit passer par un processus d’appel d’offres formel (ou RFP) dans lequel la Société invite les fournisseurs à soumettre une proposition. De toute façon, le processus de sélection des fournisseurs doit être équitable et fondé sur ce qui est la meilleure décision commerciale pour la Société.

iv. Contributions politiques et caritatives

Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs ne sont pas autorisés à faire des contributions politiques ou caritatives en utilisant les fonds de la Société. Si un membre de l’équipe, un entrepreneur, un agent, un dirigeant ou un administrateur est chargé d’apporter une contribution politique ou caritative dans le cadre de son emploi en utilisant les fonds de la Société, alors il doit communiquer avec l’avocat principal de la Société ou doit rapporter cet événement à la Ligne d’assistance téléphonique anonyme pour le signalement des employés en composant le 1-866-869-9344 (États-Unis et Canada) ou en consultant le site www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Situations d'urgence

Rien dans la présente politique n’interdit le versement de paiements en argent ou en nature à des représentants du gouvernement ou à toute autre tierce partie lorsque la vie, la sécurité ou la santé est menacée. Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société sont autorisés à effectuer un paiement pour éviter de se placer face à un risque de santé ou de sécurité. La protection de la propriété n’est généralement pas une situation d’urgence. La réalisation d’un tel paiement en cas d’urgence doit être communiquée à l’avocat principal de la Société dès que possible une fois le paiement effectué.

Vérifications internes / Livres et registres

La tenue de livres précise est un élément essentiel de la conformité de la Société au respect de la loi anticorruption. Les membres de l’équipe, les entrepreneurs, les agents, les dirigeants et les administrateurs de la Société ne doivent jamais tenter de dissimuler ou de déguiser la nature ou l’objet d’une dépense de l’entreprise, et les personnes occupant des postes de supervision ou de gestion ne doivent jamais donner instruction à un collègue de délibérément mal classer une dépense.

La Société doit tenir des livres comptables qui reflètent fidèlement toutes les transactions, l’utilisation et la cession d’actifs et d’autres renseignements similaires. Tous les membres de l’équipe et représentants de la Société doivent s’assurer que :

  • La Société ne crée ou ne tient pas de faux livres ou de faux registres ou des livres ou des registres trompeurs, et ne tient pas des comptes « hors livres » ;
  • Les livres et registres sont mis à jour dans des détails raisonnables, et que l’information est entièrement et exactement enregistrée ;
  • Tous les cadeaux, les repas, les loisirs, les voyages et tout autre hébergement de l’entreprise offerts aux représentants du gouvernement sont fidèlement et entièrement comptabilisés et décrits dans les livres et registres de la Société. La description identifie la nature de la dépense (cadeaux, repas, etc.), l’objet, le montant, la date et l’identité du bénéficiaire ;
  • Les paiements effectués pour le compte de la Société sont étayés par une documentation appropriée ;
  • Aucun paiement versé à de tierces parties n’est effectué en argent comptant, sauf avec l’autorisation de l’avocat principal ; e
  • Aucun membre de l’équipe, entrepreneur, agent, dirigeant ou administrateur de la Société ne crée ou ne contribue à créer des documents dans le but de dissimuler une activité inappropriée.

Classer de façon incorrecte ou déguiser une dépense d’entreprise est une infraction grave qui peut causer des dommages importants aux activités et à la réputation de la Société. Lors de la révision et de l’approbation des dépenses, ou à la révision des livres et registres, toute question pouvant surgir dans le cadre de cette politique doit être portée à l’attention de l’avocat principal de la Société.

Les préoccupations concernant les vérifications internes et la tenue de livres doivent être adressées à l’avocat principal de la Société ou doivent être signalées sur la Ligne téléphonique anonyme pour le signalement des employés via le 1-866-869-9344 (États-Unis et Canada) ou en consultant le site www.alterramtnco.ethicspoint.com.

Obtenir l’avis du service juridique

Pour traiter avec des représentants du gouvernement et des fournisseurs, clients, agents et consultants internationaux

Si vous traitez avec des représentants du gouvernement (étrangers et nationaux) dans le cadre de vos fonctions pour la Société, ou si vous êtes en négociation ou concluez un accord avec un nouvel agent commercial ou conseiller international qui aidera la Société avec le commerce international ou le développement du commerce international, vous devez communiquer avec le service juridique de la Société et consulter un avocat interne avant de poursuivre.

La Société exige certaines conditions que les fournisseurs/clients internationaux et agents/conseillers internationaux doivent remplir afin que la Société entre dans une relation commerciale avec eux. Tel que décrit ci-dessus, il y a aussi certains processus de diligence raisonnable et d’obligations juridiques qui doivent être abordés lorsqu’ils traitent avec des représentants du gouvernement ou pour conclure des accords avec des fournisseurs/clients internationaux et des agents/conseillers internationaux.

PARLEZ D’ABORD AU SERVICE JURIDIQUE — IL PEUT Y AVOIR DES EXIGENCES SPÉCIFIQUES À VOTRE UNITÉ COMMERCIALE OU À VOTRE CENTRE DE VILLÉGIATURE – INFORMEZ-VOUS. VOS ACTIONS (OU INACTIONS) PEUVENT AVOIR DES CONSÉQUENCES SÉRIEUSES POUR LA SOCIÉTÉ.

IV. Procédure de signalement des violations de la politique

Alterra Mountain Company encourage tous les membres de l’équipe à signaler de bonne foi toute violation présumée de la présente politique ou de toute autre politique de la Société, afin que nous puissions travailler ensemble à un meilleur environnement de travail. Les membres de l’équipe sont encouragés à signaler toute violation présumée de la présente politique ou de toute autre politique de la Société à leur superviseur, leur responsable, le responsable local des ressources humaines, ou l’avocat principal de la Société.

Les superviseurs et gestionnaires qui reçoivent des plaintes d’inconduite doivent immédiatement les signaler au Service des ressources humaines.

La Société reconnaît que, dans certaines circonstances, les membres de l’équipe peuvent ne pas être à l’aise de faire un rapport direct. Pour cette raison, Alterra Mountain Company a mis en place une ligne de signalement anonyme pour les employés (la « Ligne de signalement ») et les membres de l’équipe peuvent soumettre un rapport anonyme à la Ligne de signalement en appelant au 1-866-869-9344 ou en visitant le site Web : www.alterramtnco.ethicspoint.com. La Ligne de signalement est disponible 24 h/24, 7 jours/7, tous les jours de l’année en anglais, en français et en espagnol.

La Ligne de signalement est une option de signalement anonyme gérée par un tiers indépendant, afin que les membres de l’équipe puissent signaler les violations de la loi et de la politique. À moins qu’un membre de l’équipe ne choisisse de révéler son identité, celle-ci restera anonyme pour la Société. Toutefois, dans certains cas, un membre de l’équipe peut être informé par la Ligne de signalement qu’il ne pourra pas déposer un rapport sans révéler son identité. En raison de la nature des signalements liés au harcèlement, à la discrimination et aux représailles, la Société estime qu’elle ne peut résoudre convenablement ces problèmes sans pouvoir s’entretenir directement avec la personne à l’origine du signalement. Par conséquent, pour ces trois (3) types de signalements, l’identité de la personne à l’origine du signalement doit être révélée.

Lorsqu’un rapport est reçu, la Société mènera une enquête rapide, approfondie et objective. La Société s’attend à ce que tous les membres de l’équipe collaborent pleinement et honnêtement à toute enquête menée par la Société. Afin de garantir l’intégrité de l’enquête de la Société, tous les témoins et personnes interrogées sont tenus de garder le contenu de l’enquête—et leur participation à l’enquête—confidentiels. Tout mensonge ou omission intentionnelle de faits importants au cours d’une enquête fera l’objet d’une mesure disciplinaire, y compris, mais sans s’y limiter, le licenciement. La Société conservera les réclamations, allégations et informations recueillies au cours de l’enquête selon le principe d’accès sélectif et se conformera à toutes les lois fédérales, étatiques, locales et provinciales applicables.

Tout rapport qui s’avère être infondé, délibérément malveillant ou autrement présenté de mauvaise foi, peut faire l’objet d’une mesure disciplinaire, y compris, mais sans s’y limiter, le licenciement.

À l’issue d’une enquête, la Société communiquera ses conclusions dès que possible. Si la Société détermine que la présente politique ou toute autre politique de la Société a été violée, des mesures correctives seront prises en fonction de la gravité de l’infraction. Des mesures appropriées peuvent également être prises pour décourager ce genre de comportement à l’avenir.

V. Prévention des représailles

Alterra Mountain Company n’autorisera aucune forme de représailles contre tout membre de l’équipe ayant : (i) signalé des violations potentielles de la présente politique ou de toute autre politique de la Société ou (ii) coopéré avec la Société dans le cadre d’enquêtes relatives à de tels signalements. Les représailles sont inadmissibles. Toute forme de représailles contrevenant à cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.

VI. Conséquences des infractions

Toute infraction à la présente politique ou à toute autre politique de la Société peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris, mais sans s’y limiter, le licenciement immédiat